Vacature voor secretarieel ondersteuner bij het NFK te Utrecht

NFK zoekt per direct een secretarieel ondersteuner (16-24 uur per week), standplaats Utrecht.

De Nederlandse Federatie van Kankerpatiëntenorganisaties (NFK) is de koepel van negentien kankerpatiëntenorganisaties (KPO’s), waaronder de Stichting Lynch Polyposis. De koepel behartigt de algemene belangen en ondersteunt de lidorganisaties. Samen komen wij op voor de belangen van álle mensen die kanker hebben (gehad), hun naasten en mensen met een erfelijke aanleg voor kanker.

Functie

NFK heeft een vacature voor drie secretarieel ondersteuners die elk voor twee of drie van de negentien KPO’s werken, afhankelijk van de omvang van de aanstelling. Je maakt als team van drie secretarieel ondersteuners deel uit van team Backoffice KPO’s die o.a. verantwoordelijk is voor de ledenadministratie en financiële administratie van de KPO’s. Het betreft een nieuwe functie als uitbreiding van de Backoffice. Functioneel word je aangestuurd door de besturen van de KPO’s waarvoor je werkt, hiërarchisch val je onder de teamleider bedrijfsvoering van NFK.

Elke KPO (stichting of vereniging) maakt zich sterk voor patiënten met (een) bepaalde vorm(en) van kanker, de gevolgen ervan of een specifieke levensfase. De bestuurstaken en activiteiten van de KPO’s worden veelal uitgevoerd door vrijwilligers naast een studie of werk. Jij ondersteunt en ontzorgt het bestuur van een aantal KPO’s door (een deel van) de onderstaande taken te vervullen. Per KPO maak je hierover afspraken. Een aantal werkzaamheden (o.a. notuleren van vergaderingen) kunnen incidenteel ‘s avonds en/of op zaterdag plaatsvinden.

Aandachtsgebieden en taken

Vergaderingen:
• De organisatie, coördinatie en (inhoudelijke) voorbereiding van door bestuur
geïnitieerde vergaderingen in overleg met de voorzitter of secretaris;
• Het notuleren van vergaderingen;
• Het (proactief) beheren van de agenda;
• Zorgdragen dat de benodigde stukken en documenten tijdig beschikbaar en
gereed zijn voor besluitvorming;
• Het archiveren van (vergader)stukken.
Communicatie:
• Bewaken van de procedurele uitvoering van genomen besluiten;
• Informeren contact- en werkgroepen over besluiten van het bestuur;
• De informatievoorziening van externe partijen aan de bestuursleden;
• Afspraken maken en bevestigen voor bestuur;
• Het verzorgen van correspondentie;
• Het vastleggen van (formele) gesprekken;
• De coördinatie en vastlegging van het jaarverslag;
• Opstellen en beheren activiteitenplan.

Bijeenkomsten:
• Ondersteuning bij organisatie donateurs-, leden- en vrijwilligersdagen;
• Het (mede) organiseren van bijeenkomsten;
• De kalender met bijeenkomsten op de website up-to-date houden;
• Het (mede) opzetten van ledenwerfacties.
Vrijwilligers:
• Documentatie toesturen aan nieuwe vrijwilligers en vrijwilligerslijst up-to-date
houden;
• On-boarden vrijwilligers;
• Maken en versturen vrijwilligersnieuwsbrief;
• Trainingen vrijwilligers coördineren en organiseren of ondersteunen daarbij;
• Organisatie en verzending (kerst)attenties vrijwilligers.

Gewenste competenties en ervaring

Voor de secretarieel ondersteuner zijn de volgende specifieke competenties
gewenst:
• Je bent proactief;
• Je kan gestructureerd werken, bent nauwkeurig;
• Je hebt een goede beheersing van de Nederlandse taal;
• Je bent een goed communicator: kan duidelijk, correct, objectief en effectief
een boodschap overdragen aan anderen, zowel mondeling als schriftelijk;
• Je bent autonoom, durft eigen standpunten tegenover anderen te verdedigen;
• Je bent een teamplayer;
• Je bent adviesvaardig en een meedenker: je reikt op basis van ervaring en
deskundigheid, oplossing(richting)en aan;
• Je hebt organisatorische sensitiviteit: kent de vrijwilligers in de organisatie en
weet wie specifieke vragen kan beantwoorden;
• Je bent ervaren met bestuurlijke processen;
• Je hebt affiniteit met de primaire doelgroep (patiënten en naasten);
• Ervaring met het werken in een vrijwilligersorganisatie is een pré.

NFK biedt:
• Een werkomgeving met veel maatschappelijke waarde en zingeving;
• Werken met een grote mate van zelfstandigheid in een informele organisatie;
• Een team met professionele, enthousiaste collega’s, gericht op resultaat;
• Een contract voor 16 – 24 uur per week voor de periode van een jaar, bij
voorkeur verspreid over 4 of 5 dagen. Bij wederzijdse tevredenheid is
verlenging mogelijk;
• Een marktconform startsalaris tussen € 3059 – € 4154,- bruto per maand op
basis van fulltime dienstverband (38 uur) dat meegroeit met jouw ontwikkeling;
• Een goede werk-privébalans, met ruime mogelijkheden om thuis te werken en
een (bescheiden) tegemoetkoming in de kosten van je thuiswerkplek;
• Een pakket met aanvullende arbeidsvoorwaarden zoals 5 weken vakantie, een
goede pensioenregeling bij PFZW, 8% vakantiegeld, een persoonlijk
keuzebudget, een NS-businesscard voor woon-werk verkeer en dienstreizen,
en een telefoon- en thuiswerkvergoeding.

GEÏNTERESSEERD?
Je motivatie met CV kan je tot en met 1 augustus 2023 mailen naar HR@nfk.nl t.a.v. Johan van Kleeff. Met vragen over de sollicitatieprocedure en de inhoud van de functie kun je contact opnemen met Johan van Kleeff, projectleider backoffice via j.vankleeff@nfk.nl of (06)15857057.